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Conditions générales de vente

PREAMBULE

Le Conseil Départemental du Cher - Laboratoire départemental d’analyses du Cher (LDA18) intervient dans les domaines de la sécurité alimentaire et de la santé animale.
Le LDA18 réalise des analyses de biologie vétérinaire et de microbiologie alimentaire. Il est accrédité selon la norme NF EN ISO/IEC 17025 par le comité français d’accréditation (COFRAC) sous le N° accréditation 1-1044 et agréé par le ministère de l’agriculture dans le cadre des contrôles officiels en sécurité alimentaire et en santé animale (détail des agréments et accréditation sur le site www.labo18.fr).
Le LDA est organisme formateur déclaré sous le numéro 24 18 P 0020 18
Le LDA18 effectue des prestations d’audits et de conseil dans le domaine de la sécurité alimentaire.

DEFINITIONS

Client : toute personne physique ou morale qui conclut un contrat de prestation d’analyses, d’audit, de conseil ou de formation avec le LDA18.

Prescripteur : toute personne physique ou morale qui prescrit, pour le compte d’un tiers, une prestation d’analyses au LDA18.

Préleveur : toute personne physique qui effectue un prélèvement dans le cadre d’analyses.

Payeur : toute personne physique ou morale qui prend en charge le paiement des prestations réalisées.

APPLICATION DES CONDITIONS GENERALES DE VENTE

Le fait de passer commande implique de la part du client une acceptation sans réserve des présentes conditions de vente à l’exclusion de tous autres documents tels que catalogues, et autres documents commerciaux, publicitaires ou techniques qui n’ont et ne peuvent avoir qu’une valeur indicative.
Toutefois ces conditions peuvent être complétées ou précisées par un document contractuel cosigné par le LDA18 et le client : devis, revue de demande, marché.

CONTRACTUALISATION

C’est le client (ou le prescripteur) qui définit sa commande sur la base de l’offre catalogue ou bien sur la base d’une proposition faisant suite à un échange entre le client et le LDA18.

Elle se traduit de différentes façons :

  • Réception d’une demande d’analyse signée qui accompagne les prélèvements à analyser. Des formulaires du LDA18 permettent de faciliter la demande mais le laboratoire accepte tout support du moment que les informations sont suffisamment explicites et complètes.
    Lorsqu’à la réception de la demande d’analyse et de l’échantillon il est constaté un écart entre la qualité de l’échantillon ou sa conformité par rapport aux conditions analytiques en vigueur, le LDA18 contacte le client et décide avec lui de la conduite à tenir. Les modifications éventuelles sont transcrites sur la demande. Le LDA18 se réserve le droit de ne pas donner suite à la demande.
  • Réception d’une revue de demande (RDD), d’un devis ou d’un marché cosigné par le LDA18 et le client.

Toute commande est réputée être définitive à partir de l’acceptation de celle-ci.
Toute modification ou annulation de la commande en cours ne peut être prise en considération.
Toute prestation entreprise conformément à la commande fera l’objet d’une facturation.

PRESTATIONS ANALYTIQUES
REALISATION DES PRELEVEMENTS ET ACHEMINEMENT

La réalisation des prélèvements est sous l’entière responsabilité du client ou du préleveur dans le cadre d’analyses officielles, en particulier, l’identification du prélèvement et des commémoratifs associés à ce prélèvement. En aucun cas la LDA18 ne saurait être tenu responsable en cas d’information erronée liée à la qualité du prélèvement.

L’acheminement est également sous la responsabilité du client sauf en cas de collecte par le LDA18. Il est notamment tenu de respecter la réglementation concernant les envois par la poste ou par transporteur (réglementation ADR) .

Le LDA18 tient à la disposition du client des guides de recommandations pour effectuer des prélèvements de qualité.

Les prélèvements sont réceptionnés au LDA18 pendant les heures d’ouverture :
Lundi à jeudi : 8h30-12h – 13h30-17h30 (17h en juillet et août)
Vendredi : 8h30-12h – 13h30-17h

Le LDA18 organise des tournées pour les échantillons destinés aux analyses de microbiologie alimentaire. Les dates de passage sont proposées dans le cadre d’une organisation optimisée qui respecte la fréquence des passages choisie par le client et les indisponibilités précisées par le client (jour de fermeture hebdomadaire, dates de congés…). Pour le reste, les dates de passages sont inopinées et le LDA18 ne saurait être tenu pour responsable d’un refus de prélèvement. Dans ce cas, le LDA18 se réserve le droit de facturer des frais supplémentaires. Tout passage réalisé spécifiquement à la demande du client fera l’objet d’une facturation.

Les modalités d’accès au site et les points de prélèvement seront définis préalablement dans une revue de demande et le personnel du LDA18 devra être informé des mesures de prévention en vigueur dans l’entreprise. Si les conditions d’accès au point de prélèvement sont difficiles ou si l’agent de prélèvement n’est pas en sécurité pour réaliser le prélèvement, le LDA18 se réserve le droit de refuser d’effectuer ce prélèvement.

Le transport des échantillons par les agents du LDA18 chez le client est sous la responsabilité du LDA18. Les échantillons sont transportés dans des conditions garantissant leur conservation.

Les échantillons remis au LDA18 sont réputés sans valeur commerciale. Le client ne peut donc prétendre à des dédommagements en cas de perte ou destruction des échantillons, qu’elle qu’en soit la cause.

ADR = Accord pour le transport des marchandises Dangereuses par la Route

METHODES D’ANALYSES

L’engagement du laboratoire est de rendre des résultats d’analyses fiables et valides au regard de l’usage prévu. Les analyses sont réalisées selon des méthodes réglementaires, normalisées ou commerciales, sélectionnées pour répondre aux besoins du client.
Les méthodes sont précisées dans les catalogues, devis ou revue de demande et la liste est consultable sur le site du LDA 18 (www.labo18.fr). Si le LDA18 était amené à changer de méthodes en fonction des évolutions techniques et normatives, le client serait averti par le moyen approprié.

ACCREDITATION

Afin de démonter sa compétence et garantir la reconnaissance des résultats, le LDA18 privilégie les analyses sous accréditation. Ces analyses sont repérées par le symbole # dans les documents qu’il émet.
La portée d’accréditation N°1-1044, dans laquelle sont listées les analyses accréditées, est disponible sur le site du COFRAC www.cofrac.fr.

Le LDA18 autorise ses clients à faire référence à son accréditation pour les prestations objet de sa portée ; à condition qu’il respecte les exigences du document GEN REF 11 du COFRAC : « règles générales pour la référence à l’accréditation et aux accords de reconnaissance internationaux » disponibles sur le site du COFRAC (www.cofrac.fr) et qu’il en informe le LDA18.

SOUS TRAITANCE

Au cas où le LDA18 ne serait plus en mesure d’effectuer les analyses faisant partie de son offre, il fera appel à un laboratoire le plus adapté à répondre à la demande (choisi selon des critères de compétence, d’accréditation, de notoriété, de proximité) qui devra être accepté au préalable par le client.

Au cas où le LDA18 ne réalise pas lui-même les analyses demandées, il peut faire appel à des laboratoires choisis selon des critères de compétence, d’accréditation, de notoriété, de proximité. Les analyses seront confiées à ce laboratoire réputé accepté par le client sauf indication contraire formulée par le client.

CONSERVATION DES ECHANTILLONS

Sauf accord, les échantillons remis au LDA18 pour analyse ne sont pas restitués. Ils sont détruits selon des procédures déterminées après que tous les dossiers aient été validés.

RESULTATS

  • Rapports d’essai
    Les résultats des analyses sont consignés dans un rapport d’essai. Il reprend d’une part, les informations concernant le(s) prélèvements(s) et d’autre part indique, pour chaque recherche effectuée, la méthode utilisée, le résultat, son unité (s’il y a lieu).
    Les rapports de microbiologie alimentaire incluent une déclaration de conformité par rapport aux seuils fixés par la réglementation ou le client ou une conclusion.
    Les incertitudes de mesure calculées au LDA 18 ne sont pas prises en compte mais peuvent être communiquées au client sur demande.
    Les parties s’accordent expressément sur la valeur probante de la signature scannée apposée près du nom du signataire sur les rapports d’essai, preuve de la validation du document par le LDA18.
    La reproduction d’un rapport n’est autorisée que sous forme d’un fac similé intégral, sans omission ni altération ou du fichier PDF intégral. En cas de litige, seul l’exemplaire conservé par le LDA18 fait foi.
    Toute utilisation ou référence abusive aux résultats émis par le LDA18, à son accréditation pourra faire l’objet de poursuites ainsi que toute tentative de reproduction à caractère frauduleux d’éléments ou du modèle émis par le LDA18.
    Le LDA 18 n’étant pas responsable de l’échantillonnage, les résultats ne concernent que les échantillons soumis à analyse.
    En cas de transmission de résultat partiel, seul le rapport d’essai validé et définitif fait foi.
  • Délai de résultat
    Le délai de résultat est le délai entre la réception des échantillons et l’envoi du rapport d’essai.
    Les analyses sont lancées le plus rapidement possible en fonction de la nature des échantillons, selon l’organisation du laboratoire et en respectant les prescriptions techniques et réglementaires.
    Dans la grande majorité des cas, le délai de résultat n’excédera pas 10 jours. Cependant, le LDA18 peut différer les analyses, tout en garantissant la stabilité des échantillons, ce qui peut augmenter ce délai jusqu’à 3 semaines.
    Tout retard raisonnable, de moins d’un mois, dans l’envoi des rapports ne pourra donner lieu au profit du client à des dommages et intérêts ou à l’annulation de la commande.
  • L’archivage des résultats
    Le LDA18 s’engage à fournir la copie conforme des rapports d’essai ou rapports ou attestation de formation sous format pdf pendant une période de 5 ans après la réalisation de la prestation.
  • Destinataires des résultats
    Les rapports d’essai sont transmis au client mais également aux destinataires indiqués par le client sur le document contractuel (demande d’analyse, devis, revue de demande, marché..).
    Ils peuvent également être communiqués aux autorités concernées en fonction de la réglementation en vigueur.

PRESTATIONS D’AUDIT, CONSEIL ET FORMATION

FORMATION

La déclaration d’activité du LDA18 est enregistrée sous le n° 24 18 P0020 18 auprès du Préfet de la région Centre. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État.
Le LDA18 est enregistré sous le n° 24 0045 31 2012 auprès de la Direction régionale de l’alimentation, de l’agriculture et de la forêt et au répertoire ROFHYA.
Le LDA18 est référencé sur la plate-forme DATA DOCK.

Après réception du bulletin d’inscription, une revue de demande de formation est transmise pour signature. Une fois signée, les convocations sont envoyées à l’établissement pour transmission aux participants.
À l’issue de la formation, les attestations de présence sont transmises à l’établissement.

AUDIT - CONSEIL

Toute demande fait l’objet d’un devis. Après acceptation du devis, la prestation a lieu dans le délai convenu avec le client.
Un rapport est transmis au client dans un délai de 3 semaines.

LES MODALITES DE TRANSMISSION DES RAPPORTS

Le LDA18 envoie les rapports par courrier.

Cependant des moyens dématérialisés peuvent être mis en œuvre :

  • courriel : le rapport étant en pièce jointe au format pdf.
  • mise à disposition des rapports d’essai sur un site extranet sécurisé grâce à un mot de passe personnel.

Cela se fait dans le cadre d’une convention de preuve dûment signée par le client qui définit les modalités d’accès et les conditions d’utilisation des services en ligne que le LDA18 propose à ses clients.
Enfin certains résultats officiels sont transmis aux bases de données nationales selon les modalités définies dans le cadre des agréments détenus par le LDA18.

En cas de sous-traitance, le client peut recevoir directement les résultats par le sous traitant.

TARIFS ET FACTURATION

Les prestations sont rémunérées par application aux quantités réellement exécutées des prix unitaires mentionnés dans la revue de demande, le devis ou le catalogue en vigueur à la date de la prestation. Les prix sont mentionnés en euros hors taxe. La taxe sur la valeur ajoutée est appliquée au taux en vigueur le jour de la facturation.

Une facture sera émise et envoyée par courrier ou par voie dématérialisée dans le cas où le client a signé une convention de preuve (cf supra).
Pour certains clients, notamment les collectivités et établissements publics, elle permettra l’émission d’un avis des sommes à payer par le payeur départemental du Cher transmis selon les modalités en vigueur (Chorus).

Le délai de règlement des sommes dues est fixé au trentième jour suivant la date d’émission de la facture par le LDA18. A défaut de paiement dans le délai imparti, la créance est transmise par le payeur départemental du Cher, comptable chargé du recouvrement.
En cas d’impayés même partiel, le LDA18 sera fondé à suspendre immédiatement tous travaux et rompre unilatéralement le contrat en cours, sans préjudice du recouvrement des sommes dues et sans que le client puisse prétendre à une quelconque indemnisation de ce fait.

Le règlement des factures pourra s’effectuer par chèque ou virement bancaire sur le compte dont les coordonnées figurent sur la facture.

En cas de sous-traitance, le client pour recevoir directement la facture par le sous traitant.

CONFIDENTIALITE ET IMPARTIALITE

Le LDA18 s’engage à réaliser les prestations en toute impartialité et en toute confidentialité conformément aux exigences de la norme ISO/IEC 17025
Le LDA18 s’engage sur la confidentialité de l’existence de ce contrat, sur les résultats d’analyse et sur tout autre information confidentielle dont il aurait connaissance par ses activités, que le client pourrait être amené à lui communiquer au cours des conversations et échanges de documents, avant et en cours de réalisation de prestation.

La confidentialité sur les résultats ne vaut pas pour les cas qui font obligation de transmission aux autorités compétentes.

SERVICE AU CLIENT - RECLAMATION

Le LDA18 se tient à la disposition du client pour lui apporter conseils, informations techniques, informations réglementaires dans la limite de ses champs de compétence.
Le manuel qualité du LDA18 est disponible sur le site www.labo18.fr.

En cas d’insatisfaction, le client a la possibilité de déclarer une réclamation auprès du LDA18 et de lui demander la procédure de réclamation.

PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

La loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, ainsi que le Règlement Général sur la Protection des Données s’appliquent aux informations figurant dans les présentes conditions.

Les informations recueillies permettent selon l’origine de la demande :

  • aux agents du LDA18 de traiter votre demande d’analyse selon les conditions générales de vente dans le cadre de leur activité définie par le décret n° 2015-1902 du 30 décembre 2015 et l’article R.200-1 du code rural relatif aux conditions d’exécution des missions de service public dont sont chargés les laboratoires départementaux d’analyses
    ou
  • aux agents du LDA18 de traiter votre demande d’analyse selon les conditions générales de vente dans le cadre de l’activité du LDA18 dans le cadre des prestations de type commercial pour des clients privés soumis à la législation commerciale issues du code du commerce

Dans tous les cas, elles permettent également :

  • aux agents du LDA18 de diffuser les résultats aux destinataires définis dans la demande et le cas échéant aux prescripteurs, donneurs d’ordre, autorités de contrôle, gestionnaires, services de l’Etat et organismes à qui l’Etat aura confié l’une de ses missions légalement réglementaire, que ce soit sous forme papier ou électronique,
  • aux agents du LDA18 d’établir des statistiques, études internes et enquêtes de satisfaction aux fins d’évaluation de la prestation réalisée et des besoins à couvrir.
  • aux agents du LDA18 et aux services de l’Etat concernés d’assurer le suivi épidémiologique des élevages et de la faune sauvage, la détection précoce de foyers et de situations sanitaires à risques, et dans ce cadre, notamment de participer à la plate-forme d’épidémiosurveillance, de réaliser le suivi sanitaire de la faune sauvage, de contrôler la contamination de la chaîne alimentaire.
  • aux agents du LDA et du Conseil départemental du Cher ainsi qu’au payeur départemental d’émettre les factures ou les titres correspondant aux sommes dues le cas échéant et d’en assurer la gestion financière.
  • aux organismes de contrôle de réaliser les contrôles.

Un défaut de réponse entraînera des retards ou une impossibilité dans l’instruction du dossier. En fournissant les réponses, vous consentez à ce que les agents du LDA18 puissent effectuer le traitement de ces informations dans le cadre des objectifs mentionnés ci-dessus.

Les données personnelles sont conservées pendant la durée n’excédant pas celle nécessaire au regard de leurs objectifs. Elles sont traitées dans la limite des délais de prescription applicables.
Vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité de vos données, d’un droit d’opposition au traitement de celles-ci ainsi que le droit à tout moment de retirer votre consentement. Pour ce faire, la demande doit être adressée au Délégué à la protection des données - Conseil départemental du Cher - Hôtel du Département - 1 Place Marcel Plaisant - CS n°30322 - 18023 BOURGES CEDEX ou via la rubrique « contact » sur https://www.departement18.fr/.
Les réclamations relatives à la protection de vos données sont à adresser auprès de la CNIL.

REGLEMENT DES LITIGES

Tout litige né de l’interprétation ou de l’application des présentes clauses est soumis au tribunal compétent.

Préalablement à la saisine de cette juridiction, les parties mettent en œuvre la procédure de règlement amiable suivante : la partie la plus diligente adresse à l’autre par lettre recommandée avec accusé de réception, un mémoire comportant l’énoncé et la motivation du différend ; l’autre partie dispose d’un délai d’un mois à compter de la réception de ce mémoire pour y répondre. A l’issue de ce délai ou à réception du mémoire en réponse, l’autre partie la plus diligente procède à la saisine du tribunal.